Le passage à l’hybride en entreprise

L’hybride, le nouvel art de travailler

La notion de travail hybride ne va pas de soi et semble être une notion assez complexe, c’est pourquoi nous allons la définir pour plus de clarté. L’hybridation des espaces de travail repose sur l’idée d’un assouplissement des frontières entre les espaces de travail et les espaces de vie. Elle prétend à une organisation du travail différente permettant davantage d’échanges entre les collaborateurs. Aussi, le travail hybride insuffle le choix au collaborateur de travailler où bon lui semble : de chez lui, dans un tiers lieu ou au bureau.  C’est une modalité de travail que nous avons inclue chez VINCI Facilities, et il semblerait que cela soit bénéfique sur plusieurs points, tant pour la motivation qu’elle fait émerger chez nos collaborateurs que pour la satisfaction qu’ils tirent de l’autonomie de pouvoir décider de comment ils organisent leurs semaines. En outre, VINCI Facilities s’applique à proposer des services à ses clients qui cassent les codes et bousculent leurs habitudes de travail. Elle optimise leurs expériences de travail et fait en sorte que ce passage à l’hybride soit vu comme une plus-value dans leurs entreprises. La confiance entre employés et cadres au sein de ces dernières se trouve décuplée, puisqu’il s’agit comme d’un “deal” selon lequel les employés ont le droit de choisir la manière dont ils veulent travailler en échange de résultat, et cela s’avère souvent concluant.  

Un espace de travail hybride doit reposer sur les deux notions clés que sont la flexibilité et la fluidité. Or comment cela fonctionne-t-il concrètement ? La mise en place réussie d’un espace de travail hybride passe par plusieurs critères :   

• Un mélange des types d’espaces : open spaces, espaces détente, salons de travail, salles de réunion, cafétéria… Il doit y avoir une liberté d’appropriation des espaces des équipes en fonction de leurs besoins du moment : création, concentration, discussion, collaboration, etc.  

• Des outils numériques performants : comme vu précédemment, la digitalisation des processus de travail participe essentiellement à la bonne mise en œuvre du travail hybride. L’accès aux documents professionnels doit pouvoir se faire tout le temps et de n’importe où.  

• Un accompagnement durant la transition : le succès d’un espace de travail hybride repose sur la capacité d’accompagnement des équipes dans ce processus de changement de méthodes de travail. Une telle transformation peut effectivement effrayer plus d’un salarié, il faut donc l’impliquer dans le projet et lui expliquer les bénéfices qu’il en retirera en termes de bien-être et de productivité. 

• L’évolution de la culture d’entreprise : l’entreprise doit passer d’une logique fondée sur le nombre d’heures travaillées à une logique de confiance et de résultat.   

• Un mobilier approprié : pour rendre les espaces de travail réellement hybrides et collaboratifs, un mobilier agile doit être adopté. Les meubles doivent pouvoir se déplacer aisément et être polyvalents, compacts, combinables, etc.  

Pour les entreprises, un espace de travail hybride représente des coûts maitrisés et un impact environnemental réduit, tout ceci grâce à une économie de surface. Elle est une marque d’entreprise forte pour attirer les talents et représente une libération des potentiels résultants d’un renforcement de l’esprit d’équipe et des interactions sociales.  

Du côté des collaborateurs, l’hybridation des espaces de travail est signe d’une meilleure qualité de vie au travail et d’un bien être accru grâce à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Elle permet l’autonomie et le dégagement d’un sentiment de liberté au regard du rythme et de l’organisation de leur travail. Les salariés sont plus concentrés car le travail à distance limite les interruptions et la distraction durant les heures de travail. Enfin, le gain de temps récupéré sur l’absence des trajets domicile-travail est non négligeable.  

Le travail hybride devenant la nouvelle norme, de nombreuses entreprises d’adonnent à renoncer à la structure traditionnelle de leurs bureaux. Si certaines n’envisagent pas de déménager dans de nouveaux bureaux après la pandémie, 68% des PDG de grandes entreprises prévoient désormais une réduction de la taille de leurs locaux, selon une enquête de KPMG. Selon eux, c’est le moyen de faire des économies et d’ouvrir un vivier de talents.  

De plus, les progrès technologiques aident les entreprises souhaitant rationaliser leurs processus pour faciliter le travail à distance et le travail hybride. Désormais les entreprises s’interrogent sur l’espace de bureau qu’elles souhaitent conserver et sur la manière dont celles-ci peuvent utiliser ces espaces comme outil stratégique pour la productivité, la croissance et le travail d’équipe.  

De notre expérience nous pouvons tirer plusieurs conclusions et recommandations pour ceux qui seraient tentés d’expérimenter l’hybride au sein de leur entreprise. Il faut :  

• La mise à disposition d’outils de télétravail : la pandémie a prouvé la possibilité pour les employés de travailler de n’importe où et non pas nécessairement au bureau de façon régulière. Des solutions permettant la distanciation sociale et le télétravail ont été trouvées ainsi que d’autres permettant de trouver des salles de réunions disponibles.  

• De la collaboration entre les environnements : un lieu de travail numérique réunit communication et collaboration et favorise ainsi l’engagement des salariés ainsi que le développement de leur expérience. Le lieu de travail numérique est disponible partout, via n’importe quel appareil, et contribue à façonner et à diriger l’expérience de l’employé d’une manière positive et percutante, ce qui entraîne une augmentation de la productivité. Elle peut également contribuer à la culture d’entreprise et à l’image de marque de l’organisation. Enfin, il crée également un sentiment d’inclusion pour tous les employés, quelle que soit leur situation géographique. 

• Des espaces de travail numériques : Pour la plupart des organisations, le délai de rentabilité et le retour sur investissement (ROI) sont des facteurs clés dans le choix et la création d’un espace de travail numérique. Une expérience transparente prête à l’emploi peut aider une organisation à adopter beaucoup plus rapidement un espace de travail numérique, en plus de tirer parti de tous les éléments qu’offre un intranet, comme la communication et la collaboration sans effort. En outre, l’expérience prête à l’emploi réduit considérablement le temps nécessaire au déploiement d’un espace de travail numérique.  

• Le recrutement et l’accueil virtuels : Les RH doivent désormais immerger les nouveaux employés dans la culture de l’entreprise et créer des liens entre les nouvelles recrues, les managers et les équipes, à distance. Le lieu de travail hybride semble être l’avenir, et à mesure que les entreprises continuent de se développer et de croître, l’intégration des employés à distance devra rivaliser avec l’intégration en personne. L’utilisation de modèles d’intégration simplifie le processus. La première impression compte et il est essentiel de s’assurer que les nouveaux employés vivent une bonne expérience dès leur entrée en fonction pour qu’ils restent en contact à long terme.  

• La gouvernance : celle-ci est gérée par le département informatique qui définit les règles commerciales et sécurise l’environnement de travail. L’informatique contribue aussi à créer une expérience uniforme pour l’utilisateur final. Les utilisateurs finaux doivent accéder, trouver, créer et partager des informations quotidiennement. Le rôle de l’informatique est de s’assurer que ces actions sont contrôlées et qu’elles obéissent à des règles spécifiques qui garantissent la conformité et la sécurité.

Les grandes typologies d’espaces

• Espaces collaboratifs  

Les configurations ouvertes ou fermées et les outils et technologies mobiles permettent de créer des espaces collaboratifs performants pour toutes les équipes. 

• Espaces dédiés à l’équipe  

Cette configuration est adaptée à la fois aux environnements ouverts et aux espaces fermés. Les nombreux écrans et caméras facilitent la collaboration hybride. Le support pour écran mobile permet de déplacer les participants à distance dans l’espace en fonction des activités réalisées.

• Cabine lounge partagée  

Installée à proximité des espaces collaboratifs, cette cabine permet de s’isoler au sein de l’open space et de rejoindre facilement des réunions virtuelles improvisées.  

• Espaces sociaux   

Une gamme de configurations flexibles à l’atmosphère informelle renforce la motivation et la performance de tous les employés, qu’ils soient physiquement présents ou connectés à distance. 

• Hub collaboratif  

Ce hub collaboratif performant permet aux membres de l’équipe présents sur place d’interagir avec leurs collègues à distance dans le cadre de réunions informelles. Lorsqu’il est situé dans une zone peu fréquentée offrant une vue sur l’extérieur, il offre un havre de tranquillité où les employés peuvent aussi se reposer ou se restaurer. 

Mais quels sont les changements qu’apporte l’hybride en entreprise ?   

Avec le passage des entreprises à l’hybride, l’objectif du bureau a changé. Les travailleurs vont commencer à avoir des plans d’étage et des technologies différentes.  

Personne ne sait avec certitude à quoi ressemblera le bureau de 2023, mais le retour progressif de l’hybride au cours des prochains mois façonnera sans doute sa trajectoire comme il le fait déjà dans certaines entreprises et notamment chez VINCI Facilities et ses clients.

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